Gdańsk, 17.12.2013 r.
Zapytanie ofertowe 02/12/2013/POMOST
Kierujący zapytanie:
Gdańska Fundacja Innowacji Społecznej
Ul. Gościnna 14
80-032 Gdańsk
KRS 0000277617,
NIP 583 298 54 11,
Komisja Konkursowa – Marianna Sitek-Wróblewska, Piotr Wróblewski
zwana dalej Zamawiającym
Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach w celu wyłonienia kierownika projektu „Pomost na rynek pracy” współfinansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet
VII, Poddziałanie 7.2.1).
I. Zakres zamówienia
Niniejsze zapytanie dotyczy zamówienia na pełnienie funkcji kierownika projektu w wymiarze 140 godz./mc
II. Zakres obowiązków kierownika:
1. Zatrudnianie personelu:
a) Określanie profili zawodowych poszczególnych członków personelu,
b) Przeprowadzanie rekrutacji personelu do projektu,
c) Sporządzanie umów z członkami personelu.
2. Przeprowadzenie rekrutacji uczestników do projektu:
a) Opracowanie dokumentów rekrutacyjnych,
b) Powołanie Komisji Rekrutacyjnej,
c) Zwoływanie oraz prowadzenie posiedzeń Komisji,
d) Zatwierdzenie listy 30 uczestników zakwalifikowanych do udziału w projekcie,
e)Dbałość o zapewnie równego i powszechnego dostępu do rekrutacji dla potencjalnych zainteresowanych udziałem w projekcie uczestników.
3. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników projektu w trakcie jego realizacji:
a)Stworzenie warunków do zapewnienia uczestnikom projektu bezpieczeństwa w sferze fizycznej i psychicznej w tym ochrona wizerunku, poszanowania praw i przestrzegania etyki w kontaktach interpersonalnych itp.
4. Dbałość o zachowanie zasady równości płci podczas realizacji projektu:
a) Przeszkolenie personelu projektu oraz zespołu zarządzającego w ww. zakresie,
b) Nadzór nad przestrzeganiem zasady równości płci przez personel projektu i zespół zarządzający.
5. Organizacja i nadzór pracy personelu projektu:
a) Dokonywanie podziału zadań merytorycznych między poszczególnych członków zespołu,
b)Zapewnienie prawidłowej komunikacji z intereseriuszami projektu umożliwiającej terminowe przekazywanie rzetelnej informacji dotyczącej stanu projektu, zagrożeń, wniosków o zmianę itp.
c) Zwoływanie oraz prowadzenie spotkań roboczych zespołu zarządzającego projektem raz w tygodniu,
d) Udział w spotkaniach zespołu projektowego zwoływanych przez koordynatora merytorycznego i realizacja zadań wynikających ze spotkań w zakresie administracyjnego zarządzania projektem,
e) Weryfikowanie pod względem merytorycznym realizowanych i zrealizowanych prac przez członków zespołu projektowego
6. Nadzór finansowy:
a) Bieżąca weryfikacja wykorzystania budżetu projektu,
b) Nadzór nad stosowaniem zasady konkurencyjności przy wydatkowaniu budżetu,
c)Nadzór nad zgodnością realizacji budżetu z zasadami kwalifikowalności wydatków,
d) Nadzór nad przygotowaniem sprawozdań finansowych.
7. Sprawozdawczość projektu:
a) Wypełnianie wniosków o płatność w zakresie rzeczowym oraz przepływu uczestników w projekcie,
b) Prowadzenie PEFS,
c) Przekazywanie wniosków o płatność oraz pozostałych dokumentów wymaganych przez IP zgodnie z terminami określonymi przez IP.
8. Nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych w zakresie realizacji projektu, w tym opracowanie polityki bezpieczeństwa, nadawanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu.
9. Kontakty z IP w zakresie realizacji projektu, przeprowadzanych kontroli i wizyt monitorujących projekt oraz innych wizyt na zlecenie IP.
10. Prowadzenie monitoringu wewnętrznego projektu:
a) Opracowanie narzędzi do monitoringu wewnętrznego,
b) Bieżąca analiza kart pracy, ankiet, ewidencji treningu pracy, raportów trenerów, dzienników treningu, zaświadczeń, list obecności itp. pod kątem osiągania rezultatów i celów projektu itp.
c) Tworzenie raportów z wyników monitoringu działań projektu.
11. Dokumentacja działań projektu:
a) Prowadzenie dokumentacji działań projektu,
b)Weryfikacja zgodności dokumentacji projektu pod kątem zgodności z wytycznymi POKL.
c) Archiwizacja dokumentacji działań projektu.
12. Informacja i promocja projektu:
a) Pisanie tekstów informacyjnych nt. działań projektu na stronę www,
b) Zamieszczanie informacji na stronie www,
c) Przygotowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych nt. projektu na spotkania, podczas których promowany będzie projekt,
d) Prezentacja działań i założeń projektu podczas wystąpień na konferencjach, seminariach, wizytach studyjnych, w mediach itp.
13. Wyszukanie, rozmowy negocjacyjne oraz nawiązanie współpracy z obiektami hotelarskimi oraz gastronomicznymi, w których odbywać się będą kursy zawodowe oraz jobshadowing dla uczestników projektu, w tym:
a) opracowanie porozumień z ww. obiektami określającymi zakres współpracy,
b) bieżący kontakt z ww obiektami w zakresie stanu realizacji porozumień.
14. Bieżąca komunikacja z placówkami opiekuńczo-wychowawczymi, których wychowankowie zostali zakwalifikowani do udziału w projekcie oraz z opiekunami osób niepełnosprawnych biorących udział w projekcie.
15. Zarządzanie zmianą, ryzykiem i jakością przez cały okres realizacji projektu.
16. Analiza ryzyka, opracowywanie planu działań zapobiegawczych i naprawczych, podejmowanie akcji naprawczych w przypadku zagrożenia niewłaściwego przebiegu projektu i sytuacji kryzysowych.
17. Przygotowanie materiałów sprawozdawczych dla Zarządu Fundacji oraz prowadzenie spotkań z Zarządem raz na kwartał w celu przekazania informacji nt. postępu w realizacji projektu oraz występujących zagrożeń, problemów itp.
III. Termin realizacji niniejszego zamówienia obejmuje okres 02.01.2014 – 31.05.2015
IV. Uwagi
a. Zamówienie będzie wykonywała osobiście jedna osoba przez cały okres trwania umowy.
b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania zastrzeżeń na każdym etapie realizacji umowy i wydawania wiążących poleceń co do sposobu wykonania umowy.
V. Sposób przygotowania oferty.
Oferta powinna zawierać:
a. Propozycję ceny godziny pracy kierownika (cena brutto w złotówkach) – wzór propozycji cenowej w załączeniu.
b. CV kandydata.
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w konkursie, określonych w pkt. VI b.
VI. Kryterium wyboru oferty.
a) Cena oraz
b) Doświadczenie – minimum 4 lata pracy w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze szczególnym uwzględnieniem pracy w projektach na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, w tym wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz osób niepełnosprawnych poświadczone cv oraz dyplomami/certyfikatami ukończenia kursów, studiów, szkoleń z zakresu zarządzania projektami.
VI. Sposób złożenia oferty.
Oferty należy złożyć osobiście w biurze Zamawiającego ul. Gościnna 14, Gdańsk w godzinach 8:00 – 15:00 lub drogą mailową na adres m.sitek@gfis.pl do dnia 29 grudnia
2013 r. Decydująca jest data wpływu oferty.
Lista załączników:
Załącznik nr 1 – wzór oferty cenowej
Projekt „Pomost na rynek pracy” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
